Una oficina digital es un entorno de trabajo que decide no usar papel y, en lugar de eso, almacenar archivos y documentos de forma electrónica para hacerlos más recuperables y manejables.
Actualmente, estamos en una revolución digital que pretende eliminar por completo el uso de papel para dar paso al uso de aparatos electrónicos. Con esto, varios modelos de organización están cambiando.
Por ejemplo, en la oficina digital todo se almacena y organiza en la nube, lo que mejora la productividad y eficiencia.
Beneficios de una oficina digital
Maximiza productividad y reduce tiempos de trabajo
A menudo, las empresas desperdician tiempo buscando documentos que se encuentran archivados en algún mueble; esos momentos que utilizan en buscar lo podrían emplear en el desarrollo empresarial y en trabajo bien focalizado.
Además, el almacenamiento digital permite una mejor distribución, almacenamiento y entrega de documentos.
También se puede trabajar en tiempo real en un mismo documento con personas que no se encuentran en la misma habitación e, incluso, que están en diferentes países.
Fácil almacenamiento
Además, economiza los tiempos de búsqueda de documentos pues, digitalmente, en cuestión de segundos se puede encontrar un archivo de forma directa.
Accesibilidad
Los documentos digitales permiten que varias personas tengan acceso a ellos al mismo tiempo. Esto facilita tareas si se tienen muchas oficinas y sucursales en todo el mundo.
Mejor servicio al cliente
En una oficina digital, las bases de datos de clientes están más actualizadas y son de fácil recolección, lo que brindará una mejor atención a los historiales de cada uno.
Mayor seguridad
Los documentos impresos pueden caer en manos equivocadas y, si esto pasa, existe el riesgo de no tener acceso de nuevo a esa información; en cambio, un documento digital puede ser protegido por contraseñas y hasta ser duplicado, si es necesario, en casos extremos.
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