En el mundo laboral mexicano las juntas más que ser un punto de aceleración de propuestas o incubadora de soluciones, es un tiempo de discusiones en donde la gente suele llegar sin tener idea de a qué se presenta.
Por eso en esta ocasión te diremos qué hacer para tener reuniones más exitosas y sobretodo útiles.
Cuando convoques a una junta pide a tu equipo que vaya preparado, que lleven dudas o comentarios escritos para que haya orden.
Si hay un tema relevante que sólo está en tu poder, haz un informe breve y envíalo a todos por correo electrónico para que cuando se presenten a la reunión todos vayan informados.
En teoría cuanto más trabajo realices de fondo antes de entrar a la sala de juntas, más productiva y eficaz será.
¿Qué no hacer?
Llegar tarde
Además de que se ve fatal, denota nulo respeto por los ahí presentes y los temas a tocar.
No tener equipo preparado
Si vas a utilizar infografías, gráficas o videos, verifica que el cañón sirve, los enchufes funcionan y la presentación esté salvada, nadie quiere perder el tiempo y esos factores distraen.
No saber de qué se va a hablar en la junta
Si te solicitan ser partícipe de la reunión, pero no sabes el motivo, acércate a tu superior para te diga de que se trata.
Demorarse de más
A nadie le gusta pasar más de media hora en una junta sin rumbo, por eso organicen los puntos y acaben pronto.
Hacer bromas durante la reunión
Nunca falta el bobo que intenta hacer chiste. De verdad no lo hagas, están ahí para resolver problemas o dar aportaciones no para contar chascarrillos.
Querer que todos participen
Este punto es delicado porque la gente se ofende si no la incluyes, pero la verdad es que sólo involucra a las personas esenciales y que ellas transmitan adecuadamente los motivos de la junta.
No aportar opiniones, sino hechos específicos
Queremos oír argumentos sólidos, ver pruebas fehacientes no escuchar “yo creo”, “yo pienso” es una reunión de negocios no un charla de café.
¿Qué sí hacer?
Identifica el propósito
Establecer el motivo de la convocatoria.
¿La junta es necesaria en verdad?
No llames a una nueva reunión sin antes pensar en otras maneras de lograr tu objetivo (mails, llamadas o conversaciones uno a uno).
Desarrollo agenda de puntos a abordar
Decide cuánto tiempo le dedicarás a cada tema y qué orden para tratarlos tiene más lógica.
Convocatoria de participantes
Llama a gente que es responsable a tus estrategas, tus contadores o todos aquellos que pueden ayudarte a lograr tu objetivo y quiénes se verán afectados por el resultado de la reunión.
Escoge el lugar
El lugar de la reunión ayuda a establecer el tono, no es lo mismo una reunión en una sala a las 7 am a una en un restaurante a las 8 pm.
Toma de decisiones
Busquen un acuerdo general y medios para lograrlo, no hay nada peor que buenas ideas dejadas en el tintero.
Dale seguimiento
Presiona a las personas para que te den resultados, pídeles avances, conversa con ellos, lo que sea que haga falta para saber que los acuerdos se están ejecutando.
Ahora ya sabes, haz caso a estos puntos y tendrás juntas de calidad.
